Thủ tục xác thực tính hợp pháp của nội dung các tài liệu của bạn (chẳng hạn như giấy khai sinh, giấy kết hôn, chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng CO và CQ, bằng cấp) để làm thủ tục thông quan hoặc sử dụng chính thức tại Indonesia, bước đầu tiên thường là xin dấu chứng nhận Bộ ngoại giao Việt Nam và sau đó là hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Indonesia.
Hồ sơ xin hợp pháp hóa giấy tờ tại Đại sứ quán Indonesia
Đại sứ quán Indonesia có quy định bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của loại giấy tờ đó.
Bộ tài liệu xin hợp pháp hóa giấy tờ thông thường
- Tài liệu, giấy tờ bản gốc hoặc bản sao (đã được công chứng bởi công chứng viên có đủ chữ ký và con dấu).
- Con dấu của công chứng viên đó phải được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam.
- Thư giới thiệu của công ty yêu cầu Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Indonesia hợp pháp hóa tài liệu. (Nếu tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp).
- Một bộ bản sao đầy đủ các giấy tờ cần hợp pháp hóa để văn phòng lãnh sự Indonesia lưu.
- Phí hợp pháp hóa giấy tờ của Đại sứ quán Indonesia đang áp dụng tại Việt Nam:
- 125$: Mỗi tài liệu thương mại cần hợp pháp hóa.
- 25$: Mỗi giấy tờ phi thương mại cần hợp pháp hóa.
Nếu nộp qua đường bưu điện: Thêm một phong bì ghi sẵn địa chỉ người nhận (để gửi lại sau xét duyệt).
Trường hợp đi nộp trực tiếp bạn cần mang theo giấy tờ tùy thân như hộ chiếu hoặc căn cước công dân hợp lệ.
Bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa xuất khẩu chất thải không nguy hại không độc hại làm nguyên liệu công nghiệp sang Indonesia
- Đơn xin cấp phép (Application Letter): Văn bản do công ty Việt Nam lập và gửi đến Đại sứ quán Indonesia tại Hà Nội và theo mẫu.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty: 03 bản sao đăng ký kinh doanh đã được chứng nhận lãnh sự ở Bộ Ngoại giao và Cục Lãnh sự Việt Nam.
- Thư cam kết của công ty: Bản gốc đã được chứng nhận lãnh sự, kèm 2 bản sao.
- Hồ sơ của công ty bao gồm cả giấy giới thiệu cho nhân viên công ty nộp hồ sơ (nếu nộp trực tiếp).
- Lệ phí: 125 Đôla Mỹ/mỗi tài liệu xin hợp pháp hóa.
Hồ sơ hợp pháp hóa thành lập hoặc mở rộng văn phòng đại diện tại Indonesia
- Thư xin chính thức (Application Letter): Gửi đến Tùy viên Thương mại Đại sứ quán Cộng hòa Indonesia tại Hà Nội, yêu cầu hợp pháp hóa các tài liệu để thành lập Văn phòng đại diện thương mại tại Indonesia.
- Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh của công ty: 03 bản được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Indonesia tại Hà Nộ, cộng 02 bản sao của bản chứng thực đó.
- Thư tuyên bố:
- Thư tuyên bố của Trưởng văn phòng đại diện bày tỏ nguyện vọng ở lại làm việc với tư cách trưởng văn phòng đại diện và không tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào khác ở Indonesia.
- 01 bản gốc đã được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam và 02 bản sao của thư tuyên bố đó.
- Thư bổ nhiệm: 01 bản gốc (đã được hợp pháp hóa tại Việt Nam) và 02 bản sao.
- Thư bày tỏ ý định: 01 bản gốc (đã được hợp pháp hóa tại Việt Nam) và 02 bản sao.
- Phí hợp pháp hóa: 125$/mỗi tài liệu được hợp pháp hóa.
Thủ tục hợp pháp hoá giấy tờ tại Đại sứ quán Indonesia
Trước khi tiến hành thực hiện hợp pháp hóa giầy tờ bạn cần:
1. Xác định giấy tờ phải hợp pháp hóa
Thông thường các giấy tờ tài liệu không được cấp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Indonesia sẽ cần phải dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Indonesia trước tiên.
Giấy tờ cần chứng nhận: Có thể là tài liệu gốc hoặc bản sao công chứng với số lượng tùy theo mong muốn.
Tiếp theo để giấy tờ được công nhận tính xác thực và sử dụng hợp pháp tại Indonesia, các tài liệu của bạn phải trải qua hai bước chính sau.
2. Xin chứng nhận lãnh sự Việt Nam
- Tài liệu đã chuẩn bị cần phải xin chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại vụ ngoại thương Việt Nam.
- Tài liệu dùng xuất khẩu hàng hóa phải xin hợp pháp hóa tại Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công thương. Việc này do đơn vị/doanh nghiệp xuất khẩu ở Việt Nam thực hiện.
3. Xin hợp pháp hóa lãnh sự Indonesia
Chuẩn bị:
- Chứng nhận bản gốc: Xin chứng nhận Apostille từ Bộ Ngoại giao/Cục Xuất nhập khẩu Việt Nam, có đủ chữ ký con dấu.
- Bản dịch tài liệu: Phải được xác nhận từ một biên dịch viên có tuyên thệ dịch tài liệu và cũng có dấu chứng nhận Apostille của Bộ Ngoại giao/Cục xuất nhập khẩu Việt Nam.
- Giấy ủy quyền của người đại diện hoặc nộp hồ sơ hộ.
- Giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ: Căn cước công dân hoặc căn cước.
- Lệ phí theo quy định.
Đặt lịch hẹn tới Đại sứ quán Indonesia
Thực tế tất cả người đến nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xin thị thực đều cần liên hệ trước với Văn phòng Đại sứ quán trước khi đến. Bên cạnh đó, bạn có thể liên hệ đặt lịch hẹn bằng cách cung cấp các thông tin yêu cầu gửi đến Đại sứ quán tại https://kemlu.go.id/hanoi/kontak.
Và có thể liên hệ đến:
- Địa chỉ văn phòng lãnh sự: 50 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Giờ làm việc lãnh sự các ngày từ thứ 2 đến thứ 6, từ 9:00 – 12:00 (trừ ngày nghỉ lễ, tết).
Ngay khi bạn nhận được email trả lời hoặc thông báo, bạn cần phản hồi email xác nhận lịch hẹn.
Xin hợp pháp hóa lãnh sự Indonesia
- Nộp tài liệu: Cả bản gốc và tài liệu dịch công chứng.
- Đóng lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Đại sứ quán Indonesia tại Hà Nội, Việt Nam.
Thực tế nếu bạn ở xa Hà Nội bạn có thể đăng ký nộp qua dịch vụ chuyển phát hoặc đăng ký cho một doanh nghiệp, cá nhân khác nộp hộ.
Thời gian hợp pháp hóa
Tùy vào số lượng tài liệu cần hợp pháp hóa cũng như loại giấy tờ yêu cầu phải xác minh hay không. Thời gian hợp pháp hóa giấy tờ dao động:
- Từ 3-5 ngày làm việc: nếu số lượng giấy tờ xin hợp pháp hóa dưới 10 bản.
- Mất từ 7-14 ngày làm việc: nếu số lượng giấy tờ từ 10 bản trở lên.
Kết quả là tem chứng nhận lãnh sự của Bộ ngoại giao Việt Nam và dấu chứng nhận lãnh sự từ Đại sứ quán Indonesia trên bản sao công chứng, dịch thuật của giấy tờ.
Bạn cần chú ý thông báo, mang theo giấy hẹn cùng căn cước công dân/hộ chiếu đến Đại sứ quán Indonesia nhận kết quả.
Các giấy tờ được Đại sứ quán Indonesia hợp pháp hóa gồm
a, Tài liệu dân sự:
- Giấy khai sinh.
- Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy kết hôn.
- Quyết định ly hôn.
- Giấy chứng tử.
- Chứng nhận độc thân
b, Văn bản pháp lý:
- Giấy ủy quyền.
- Bản tuyên thệ.
- Thỏa thuận hợp đồng.
- Lệnh của tòa án.
- Phán quyết.
- Quyết định thừa kế.
- Giấy chứng nhận tư pháp.
- Giấy chứng nhận việc làm,…
- Lý lịch tư pháp số 2.
c, Tài liệu giáo dục:
- Bằng tốt nghiệp các trường Đại học, Học viện, Đại học,…
- Chứng chỉ học thuật, bằng cấp nghề được đào tạo.
- Các chứng nhận được cơ quan/tổ chức thẩm quyền cấp.
d, Các tài liệu kinh doanh:
- Giấy chứng nhận đăng ký công ty.
- Giấy phép kinh doanh.
- Điều lệ công ty hoặc mã số thuế.
- Giấy thành lập tổ chức, trung tâm, viện.
e, Tài liệu thương mại
- Vận đơn (bill of lading).
- Mẫu tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Formulir deklarasi barang impor).
- Giấy phép nhập khẩu (cho một số sản phẩm nhất định) – Izin impor (untuk produk tertentu).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
- Lệnh giải phóng hàng hóa (Cargo release order).
- Hoá đơn thương mại (Faktur lomersial).
- Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu (Forrmulir deklarasi impor bea cukai).
- Báo cáo kiểm tra (Laporan inspeksi).
- Danh sách đóng gói (Packing list).
- Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng/sức khỏe: Sertifikat standar mutu/kesehatan.
- Biên lai xử lý tiếp nhận đầu cuối (Terminal handling receipts).
Và đa dạng các loại giấy tờ, tài liệu khác.
Hỗ trợ hợp pháp hóa giấy tờ tại Đại sứ quán Indonesia
VisaQ cung cấp trợ giúp chứng nhận lãnh sự và hợp pháp lãnh sự trong thời gian ngắn nhất đối với cá nhân và các doanh nghiệp đang cần thực hiện khẩn cấp.
- Hotline/zalo (24/7): 0982 528 589 – 0917 163 993.
- Email: visa@greencanal.com.
- Địa chỉ văn phòng tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Vinapaco, 142 Đội Cấn, Phường Ngọc Hà.
- Điện thoại văn phòng: 024 3724 5292 – 028 3824 8838.
- Văn phòng Hồ Chí Minh: Lầu 1, 168 Võ Thị Sáu, Phường Xuân Hòa, TPHCM.
VisaQ đáp ứng xin hợp pháp hóa giấy tờ tại Đại sứ quán Indonesia khẩn cấp chỉ trong vòng 1-3 ngày làm việc, bình thường 5-7 ngày làm việc. Các doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT cho dịch vụ sử dụng.
Tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Indonesia có đầy đủ giá trị pháp lý sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, xác nhận hoàn toàn hợp pháp để có thể sử dụng tại Indonesia và tất cả các quôc gia thành viên của công ước Hague.
