Doanh nghiệp tiến hành thủ tục mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việc cần phải thực hiện bảo lãnh theo quy trình:
- Đầu tiên xin công văn nhập cảnh (doanh nghiệp DN1, lao động LĐ hoặc đầu tư ĐT).
- Sau khi người nước ngoài vào Việt Nam sẽ tiến hành xin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
- Nhận được giấy phép lao động (hoặc miễn) thì có thể chuyển bước tiếp theo xin cấp thẻ tạm trú.
Sau khi doanh nghiệp được chấp thuận cấp công văn nhập cảnh hợp lệ qua cổng dịch vụ công quốc gia và xin xong giấy phép lao động (hoặc giấy miễn), doanh nghiệp/tổ chức sẽ tiến hành làm thẻ tạm trú để người nước ngoài được lưu trú nhiều hơn 6 tháng.
Hồ sơ xin công văn nhập cảnh
- Cam kết chịu trách nhiệm về sự hiện diện của người nước ngoài trong thời gian làm việc.
- Thư bảo lãnh cho lao động nước ngoài.
- Văn bản mẫu NA16 giới thiệu con dấu của doanh nghiệp.
- Bản sao đăng ký kinh doanh hoặc giấy thành lập doanh nghiệp.
- Hộ chiếu có nhiều hơn 2 trang trống.
- Ảnh thẻ chụp trên nền sáng của người nước ngoài.
Vì hồ sơ nộp trực tuyến nên toàn bộ ảnh và các giấy tờ của hồ sơ phải được scan và lưu dưới dạng file PDF, JPEG với dung lượng không vượt quá 2MB. Tiếp theo nộp hồ sơ theo quy trình trực tuyến.
Thủ tục nộp đơn xin công văn nhập cảnh online
Trước khi làm Công văn nhập cảnh, doanh nghiệp/tổ chức cần đăng ký xin cấp tài khoản điện tử và Usb chữ ký số trực tuyến của Bộ Công an.
- Truy cập https://dichvucong.bocongan.gov.vn.
- Lựa chọn “Thủ tục hành chính” và “Đăng ký tài khoản điện tử”.
- Điền các thông tin yêu cầu và tải các mẫu đơn NA19, NA16 (đã ký tên, đóng dấu của doanh nghiệp) cùng bản sao công chứng đăng ký kinh doanh.
- Hoàn tất và đăng ký.
- Usb chữ ký số – “Chứng thư số doanh nghiệp” sẽ được cấp sau 4-5 ngày làm việc.
Sau đó doanh nghiệp tiếp tục hoàn tất thủ tục xin Công văn nhập cảnh cho lao động nước ngoài.
- Đăng nhập trang web: https://dichvucong.bocongan.gov.vn.
- Đăng nhập tài khoản bằng Usb chữ ký số.
- Lựa chọn “nộp hồ sơ trực tuyến”, mục lĩnh vực chọn “Quản lý xuất nhập cảnh” và tìm kiếm chọn “xét duyệt nhân sự nước ngoài”.
- Đơn NA2 xuất hiện, điền thông tin chính xác yêu cầu của đơn.
- Tải các file dữ liệu đã chuẩn bị và ấn ký số hồ sơ, tiếp theo nhấn nộp đơn.
- Trong 24 giờ sẽ nhận được thông báo thanh toán phí xét duyệt nhân sự gửi vào emai.
- Làm theo hướng dẫn để thanh toán phí thành công.
Thời gian xét duyệt: 5 – 7 ngày làm việc tính từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Nhận được kết quả công văn nhập cảnh, doanh nghiệp mời ở Việt Nam tiến hành gửi công văn nhập cảnh cho người nước ngoài để đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở quốc gia sở tại nhận visa DN1 hoặc nhận thị thực DN1 tại sân bay nhập cảnh. Tham khảo quy trình chi tiết trong bài “Hồ sơ xin công văn nhập cảnh“.
Xin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Sau khi người nước ngoài đã nhập cảnh vào Việt Nam hợp lệ bằng thị thực DN1, trong thời gian hiệu lực 60 ngày và không ít hơn 10 ngày, doanh nghiệp cần đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương xin giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua cổng dịch vụ công.
Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm:
- Mẫu đơn: Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (mẫu số 03 phụ lục kèm theo nghị định 219/2025/NĐ-CP) đã hoàn thành.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện, thẩm quyền cấp và được kết nối chia sẻ trên hệ thống thông tin y tế hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận lao động người nước ngoài:
- Không đang trong thời gian chấp hành án phạt hoặc chưa xóa án tích.
- Được cấp bởi cơ quan hình sự nước ngoài hoặc Việt Nam, trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp.
- Tài liệu chứng minh hình thức làm việc:
- Hợp đồng lao động (chuyên gia, lao động kỹ thuật) ký kết giữa người nước ngoài và người sử dụng lao động. Hoặc;
- Văn bản của người sử dụng lao động cử người nước ngoài đến làm việc kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa hai doanh nghiệp.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia được luân chuyển nội bộ trong tập đoàn hoặc doanh nghiệp từ nước ngoài đến Việt Nam. Kèm văn bản bổ nhiệm và các giấy tờ liên quan khác.
- Chứng minh chuyên môn:
- Nhà quản lý: Văn bản bổ nhiệm hoặc Giấy phép thành lập tổ chức/cơ quan và điều lệ công ty.
- Giám đốc điều hành: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
- Chuyên gia: Bằng đại học và xác nhận 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực.
- Người lao động kỹ thuật: Xác nhận 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc dự kiến hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí được tuyển dụng. Hoặc giấy miễn giấy phép lao động đã được cấp trước đó để thay thế. Có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động đã được cấp trước đó để thay thế.
- Các giấy tờ khác: hộ chiếu, ảnh thẻ 4x6cm.
Chú ý: Bằng cấp, chứng chỉ không do Việt Nam cấp, cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.
Hồ sơ miễn giấy phép lao động:
- Giấy khám sức khỏe.
- Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, theo mẫu số 01 phụ lục kèm theo nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động còn hiệu lực và nguyên vẹn:
- Văn bản do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp theo quy định tại khoản 3 Điều 154 Bộ Luật lao động hoặc tại khoản 9, 14, 15 Điều 7 nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động làm theo thỏa thuận với Việt Nam.
- Hoặc bằng chứng nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật được cử sang Việt Nam làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại và đã được người sử dụng nước ngoài tuyển dụng liên tục 12 tháng trở lên trước đó.
- Giấy tờ cá nhân người nước ngoài gồm hộ chiếu, ảnh thẻ 4cm x 6cm.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ, xét duyệt cấp
Đơn vị xét duyệt chính là Ủy ban nhân dân cấp phường, xã trên địa bàn nơi doanh nghiệp tuyển dụng đang hoạt động. Tại Hà Nội, quy trình thủ tục được thực hiện theo Quyết định số 85/QĐ-TTPVHCC ngày 20/01/2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố.
Cách thức xin giấy phép lao động và giấy miễn Work Permit
Xin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện theo 3 hình thức sau:
- Đến nộp hồ sơ trực tiếp hoặc;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc;
- Nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn).
Lệ phí:
- 400.000 VND/giấy: Giấy phép lao động nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
- 0 VND: Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến.
- 0 VND: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Mức giá trên có thể thay đổi theo quy định của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố tại nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Thời gian xét duyệt hồ sơ
Xin giấy phép lao động:
- 10 ngày làm việc: Cấp giấy phép lao động giấy.
- 3 ngày làm việc: Không cấp giấy phép lao động giấy.
Xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động:
- 5 ngày làm việc: Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động giấy.
- 3 ngày làm việc: Không cấp giấy xác nhận giấy.
Nhận kết quả
Ủy ban nhân dân cấp phường, xã hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố đã tiếp nhận đủ hồ sơ, cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ và xét duyệt.
Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Sau 3 ngày làm việc, cơ quan chức năng sẽ có văn bản trả lời về việc từ chối cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Hồ sơ hợp lệ thì chỉ sau từ 5-10 ngày làm việc giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động hoặc giấy phép lao động của người nước ngoài sẽ được cấp.
- Giấy phép lao động được cấp theo mẫu số 04 phụ lục kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
- Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp theo mẫu số 02, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp bảo lãnh hoặc chính người lao động nước ngoài có thể trực tiếp đến lấy kết quả. Hoặc ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả trực tiếp (nếu có cấp giấy) hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính hoặc qua email với đúng yêu cầu đăng ký ban đầu.
Thời hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Theo quy định, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (giấy miễn giấy phép lao động) được cấp có thời hạn được cấp dựa theo thời hạn hợp đồng ký kết hoặc thỏa thuận giữa các bên liên quan, nhưng tối đa không quá 2 năm.
Thời hạn cấp có thể căn cứ vào thời hạn của:
- Hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết giữa người lao động nước ngoài và công ty bảo lãnh. Hoặc;
- Văn bản cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài hoặc thỏa thuận đã ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài.
- Hoặc thời hạn được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan,…
- Hoặc thời hạn người lao động nước ngòi được các cơ quan, tổ chức quốc tế cửa sang Việt Nam theo các thỏa thuận quốc tế với cơ quan tổ chức Việt Nam từ cấp tỉnh trở lên…
Hỗ trợ thủ tục mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việc
Để có đủ công văn nhập cảnh vào làm việc, giấy phép lao động hoặc giấy miễn cho người nước ngoài hiện nay, doanh nghiệp cần có kế hoạch thực hiện trước khoảng 15 ngày để kịp đáp ứng nhiều yêu cầu.
Thông tin liên hệ hỗ trợ doanh nghiệp mời, bảo lãnh người nước ngoài chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn thực hiện quy trình chính xác để đạt hiệu quả phê duyệt công văn.
- Hotline/zalo (24/7): 0917 163 993 – 0904 895 228.
- Email: visa@greencanal.com.
VISAQ chúng tôi cung cấp trọn gói các dịch vụ làm công văn nhập cảnh, giấy phép lao động cho người nước ngoài, thẻ tạm trú, gia hạn giấy phép lao động, gia hạn tạm trú, thị thực…rút ngắn thời gian từ bình thường đến khẩn cấp.
Bên cạnh đó, chúng tôi có xuất hóa đơn VAT cho các doanh nghiệp sau khi hoàn thành các loại giấy phép cho người nước ngoài nhập cảnh và làm việc.
