Cập nhật tháng 4 năm 2024 với một số điều chỉnh về Thủ tục xin công văn nhập cảnh thăm thân Việt Nam. Để hồ sơ hợp lệ, điều kiện bắt buộc người đó phải là ông, bà, cha, mẹ, vợ/chồng hoặc con dưới 18 tuổi của người nước ngoài đang làm việc cho một doanh nghiệp/tổ chức tại Việt Nam và được đơn vị này đứng ra bảo lãnh xin công văn nhập cảnh thăm thân.
Chú ý: Công dân Việt Nam và người nước ngoài (có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú Việt Nam) có thể bảo lãnh xin evisa cho người thân vào Việt Nam thăm gia đình thay vì xin cấp công văn nhập cảnh như trước đây.
1. Quy trình thủ tục xin công văn nhập cảnh thăm thân
Hiện nay doanh nghiệp, tổ chức gửi đơn đề nghị cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thu thập tài liệu
Hồ sơ xin công văn nhập cảnh thăm thân Việt Nam cần chuẩn bị gồm 3 phần:
Phần 1: Tài liệu từ doanh nghiệp bảo lãnh
- Bản sao công chứng hoặc bản sao chứng thực điện tử Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Bản sao y hoặc chứng thực điện tử giấy ủy quyền chữ ký người đại diện doanh nghiệp (nếu có).
- Mẫu giới thiệu chữ ký và con dấu doanh nghiệp NA16.
- Công văn bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh NA2 (có mã vạch).
- Cam kết bảo lãnh (nếu người nước ngoài đến từ quốc gia đặc biệt).
Phần 2: Thông tin người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam
Cần cung cấp tài liệu chứng minh người nước ngoài này đang làm việc cho doanh nghiệp, đứng ra bảo lãnh người thân sang Việt Nam dưới dạng thăm thân:
- Visa Việt Nam còn hạn hoặc thẻ tạm trú Việt Nam còn hạn.
- Giấy tờ chứng minh vào Việt Nam do công ty bảo lãnh: Công văn nhập cảnh và giấy phép lao động.
Phần 3: Tài liệu của người nước ngoài được bảo lãnh
- Hộ chiếu của người nước ngoài còn thời hạn ít nhất 6 tháng trở lên và còn đủ trang trống để đóng dấu.
- Ảnh chân dung kích thước 4x6cm của người nước ngoài mới chụp trong vòng 3 tháng.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam:
- Đăng ký kết hôn hoặc chứng nhận kết hôn.
- Giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh hoặc các tài liệu có giá trị tương đương khác.
- Tài liệu phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Một số trường hợp cần phải hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch.
- Scan đầy đủ toàn bộ tài liệu.
- Bản scan mặt hộ chiếu và trang thông tin sinh học đầy đủ.
Chú ý: Doanh nghiệp muốn thực hiện được xin công văn nhập cảnh thăm thân cho người nước ngoài trên hệ thống dịch vụ công, bắt buộc đã có tài khoản điện tử và chữ ký điện tử. Scan toàn bộ tài liệu, giấy tờ dưới dạng file pdf có dung lượng đảm bảo không vượt quá 2Mb.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
- Đầu tiên bạn truy cập trang dịch vụ công Bộ Công an: https://dichvucong.bocongan.gov.vn.
- Tiếp theo Đăng nhập vào tài khoản điện tử của doanh nghiệp bằng USB chữ ký số.
- Lựa chọn “Nộp hồ sơ trực tuyến“:
- Trong phần Lĩnh vực chọn: “Quản lý xuất nhập cảnh“.
- Khung Tìm kiếm chọn: “Xét duyệt nhân sự nước ngoài“.
- Mẫu NA2 xuất hiện, bạn khai đầy đủ các trường thông tin yêu cầu. Chú ý trong phần mục đích vào Việt Nam, cần ghi rõ mục đích thăm thân và nơi nhận visa thăm thân.
- Tải file dữ liệu lên đính kèm, rồi nộp hồ sơ.
Bước 3: Thanh toán lệ phí
Sau khi nộp hồ sơ thành công, trong vòng 24 giờ hệ thống sẽ gửi thông báo hướng dẫn đóng lệ phí cần thiết.
- Phí này một phần là phí fax bản chấp thuận công văn nhập cảnh thăm thân tới Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở quốc gia người nước ngoài được bảo lãnh hoặc tới cửa khẩu sân bay mà người nước ngoài nhận thị thực khi đến.
- Phí được thanh toán bằng cách chuyển khoản vào số tài khoản của Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cung cấp, kèm theo nội dung chuyển khoản.
Doanh nghiệp mau chóng hoàn thành bước đóng lệ phí trước hạn để hồ sơ đăng ký được chuyển sang trạng thái xử lý.
Bước 4: Thời gian xem xét và nhận kết quả
Nếu hồ sơ của bạn không cần bổ sung hoặc thay đổi gì thì chỉ sau khoảng 5 – 7 ngày làm việc, hệ thống dịch vụ công trực tuyến sẽ cập nhật thông tin tình trạng công văn nhập cảnh trên hệ thống và đồng thời gửi thông báo kết quả xét duyệt đến email doanh nghiệp. Bạn cần in thông báo và mang kèm phiếu nộp tiền trước đó khi đến lấy kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Nhận được công văn chấp thuận nhập cảnh, doanh nghiệp sẽ gửi cho người nước ngoài bản scan, người nước ngoài cần in ra và đến cơ quan Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam gần nhất để nhận visa thăm thân. Chỉ trường hợp vì lý do đặc biệt mới nhận visa ở cửa khẩu khi đến.
3. Nơi nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh thăm thân
Nơi hồ sơ xin công văn nhập cảnh thăm thân cho người nước ngoài được tiếp nhận, cũng như quyết định thời gian cho người nước ngoài lưu trú ở Việt Nam (nếu được duyệt) trong bao lâu là Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an. Nhưng để nộp đơn trực tuyến, doanh nghiệp có thể truy cập qua một trong bốn cổng thông tin điện tử khác nhau như:
- https://www.xuatnhapcanh.gov.vn hoặc;
- https://www.immigration.gov.vn hoặc;
- Cổng dịch vụ công quốc giá https://dichvucong.gov.vn hoặc;
- Cổng dịch vụ công Bộ Công an https://dichvucong.bocongan.gov.vn.
4. Kinh nghiệm xin công văn nhập cảnh thăm thân
Vì Mẫu đơn NA2 được thực hiện kê khai và nộp hoàn toàn online nên mọi thông tin trên đó yêu cầu bạn phải hoàn thành hết sức cẩn thận và chính xác, trùng khớp mọi thông tin với giấy tờ nộp kèm. Một số điểm sau đây cần chú ý:
- Bạn nên lựa chọn đúng cửa khẩu nhập cảnh dù là đường bộ biên giới của Việt Nam với Lào, Campuchia, Trung Quốc hay đường hàng không.
- Người nước ngoài có thể không cần xin công văn nhập cảnh nếu chỉ để đến sân bay Phú Quốc và lưu trú tại đảo. Tuy nhiên nếu muốn vào các tỉnh bên trong đất liền, kể cả gần nhất như Kiên Giang thì đều cần phải có công văn nhập cảnh.
- Những thông tin về họ tên, số hộ chiếu, mục đích nhập cảnh, sân bay nhập cảnh phải chính xác trên công văn nhập cảnh và hộ chiếu để tránh bị từ chối nhập cảnh khi người nước ngoài tới sân bay.
- Công văn nhập cảnh giúp người thân của người nước ngoài được vào Việt Nam với visa thăm thân nhưng không được dùng thị thực này để làm các công việc có nhận thù lao.
Hỗ trợ các vấn đề về xin công văn nhập cảnh thăm thân Việt Nam
Trong trường khẩn cấp, Công văn nhập cảnh có thể được phê duyệt trong 1-3 ngày làm việc, nhanh trong 4-5 ngày làm việc tùy mức độ mà doanh nghiệp đề nghị và có tài liệu làm bằng chứng cho lý do gấp đó. VISAQ cung cấp hỗ trợ để người nước ngoài cảm thấy dễ dàng hơn trong việc đưa người thân tới Việt Nam du lịch kết hợp thăm gia đình.
Việc nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh thăm thân gấp thường khó khăn hơn do phải bao gồm hai bước quan trọng là nộp trực tuyến và đến trực tiếp. Quý doanh nghiệp sẽ được chúng tôi hướng dẫn cụ thể và chuyên viên đáp ứng làm công văn nhập cảnh nhanh, hoàn tất thủ tục và mọi việc như điền mẫu đơn, dịch thuật công chứng tài liệu, thư mời, nộp hồ sơ,… chỉ cần cung cấp một số giấy tờ cơ bản. (Tham khảo dịch vụ làm công văn nhập cảnh nếu cần xử lý nhanh gọn).
Số điện thoại/Zalo: 0904 895 228 – 0917 163 993 hỗ trợ khẩn cấp luôn sẵn sàng 24 giờ trong tuần, bao gồm cả ngoài giờ làm việc và nghỉ lễ, nhằm đảm bảo bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng nhận được sự trợ giúp tận tình để giải quyết nhu cầu.
